蓬莱九洲旅行社会议接待流程

 一：会议资料准备

     1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。

     2：会议资料（主办单位提供）

     3：领导发言稿（主办单位提供）

     4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

     5：项目执行情况资料（主办单位提供）

     6：展板所属图片（主办单位提供）

     7：广告牌设计稿

     8：欢迎布标、会议室布标

     9：会议礼品（按参会人数准备）

    10：会议代表证

    11：会议用餐券

    二：设备及设施准备

     1：投影仪、多媒体电脑一台

    2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备

    3：会议室一间（根据入会人数)

    4：车辆准备

    5：麦克风3只

    6：订制领导座次牌（名单由主办单位提供）

    7：会议形式：座谈及课桌形式

    8：照相机一台

    9：摄影机一台、由专业人员操作

    三：会前准备工作程序

     1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。

     2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

    3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

    4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。

    5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。

    6：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。

     四：会议其它费用开支预算

     1：代表证：1-3元/张

     2：广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米，需用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约500元左右

     3：展板：根据主办方要求，由我方代办，费用按时结算。

     4：临时用车：别克商务车（900元/天），现在瑞风商务车（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯车（500元/天）

     5：宴会标准（由贵公司订标准）

     6：水果

     7：纪念品

     8：资料打印、复印

     9：照相、摄像

     10：其它

     五：会场布置

     1：布标

     2：按会议规定的摆防形式及要求布置好会场

     3：设立会务人员发放会议用品及文件

     4：确定会场摄影点和时间

     六：人员安排

     1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

     2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务

     3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员

     4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

     5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务

     6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务

     七：发票的开据

    在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。

     八：会议接站

     1：会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。

    2：人员及车辆安排

    1）：人员：机场设1-2人、（领导、专家除外）

    2）：接站车辆：根据会务组要求派车

    3）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。

     九：会议报到

     1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”

     2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

     3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

     4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券

     5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存

     6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表

     7）：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

    十：会议期间

     1：要求酒店落实叫早服务

     2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行

     3：会议室布置情况落实

     4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

     5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈

     6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取

     7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

    十一：会议考察

      1、代表的安全问题

      1）、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。

      2）、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。

      3）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。

      4）、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，取保顺利返程

      十二：会议结束工作

       1：会议结算

       1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误

      2）：向会务组提供所需发票

      3）：返还会务组附加的会议利润

      4）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益

     2：会议返程

      1）：我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程

      2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送精美礼品

      3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向会务组反馈